Programme de fraude et d’abus

Le Programme de fraude et d’abus de la Ville

Le Programme

Le Bureau de la vérificatrice générale (BVG) d’Ottawa administre le Programme de fraude et d’abus de la Ville, institué en 2005. Ce programme permet aux employés et au public de signaler en toute discrétion et dans l’anonymat les cas présumés de fraude, d'abus ou d’actes répréhensibles grave mettant en cause des employés, des ressources, des opérations ou des fournisseurs de la Ville. Ce système de signalement automatisé est accessible 24 heures sur 24 et sept jours sur sept.

Le Programme est régi par la Politique en matière de fraude et d’abus de la Ville, qui définit les responsabilités de la vérificatrice générale et de l’ensemble des membres du personnel de la Ville, dont les gestionnaires.

Le Programme et la Politique ne s’appliquent pas :

  • à la mairesse ou au maire;
  • aux conseillères et conseillers municipaux;
  • au personnel du Service de police d’Ottawa et à la Commission de service de police d’Ottawa;
  • au personnel de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) et à son conseil d’administration;
  • au personnel de Santé publique Ottawa (SPO) et au Conseil de santé;
  • au personnel de la Société de logement communautaire d’Ottawa (SLCO) et à son conseil d’administration.

Même si la présente politique ne s’applique pas au personnel de SPO et de la BPO, il est possible de faire des signalements visant ces entités à la Ligne directe de fraude et d’abus. Ces signalements seront acheminés à l’entité concernée pour qu’elle les examine, et enquête et produise des rapports à ce sujet. Dans d’autres cas, le signalement peut être transféré à l’autorité compétente, à la discrétion de la vérificatrice générale ou du vérificateur général, ou de sa ou son mandataire.

Si la vérificatrice générale ou le vérificateur général reçoit des signalements visant des représentantes élues ou des représentants élus, elle ou il aiguille la plaignante ou le plaignant vers la ou le commissaire à l’intégrité, qui doit déterminer la marche à suivre

Fortifier la volonté d’intégrité de la Ville

Le Programme de fraude et d’abus donne à tous les employés de la Ville d’Ottawa et aux membres du public le pouvoir d’aider notre administration municipale en veillant à ce qu’on fasse preuve de la plus grande honnêteté et de l’intégrité la plus rigoureuse dans ses opérations. Il s’agit d’un volet des efforts consacrés en permanence par la Ville d’Ottawa pour s’assurer que tous les employés de la Ville et le public ont à leur disposition un mécanisme qui leur permet d’exprimer leurs inquiétudes dans le domaine de l’éthique. Le Programme, la Politique et la Ligne directe de fraude et d’abus viennent fortifier la volonté d’honnêteté et d’intégrité de la Ville.

Communication respectueuse

Le BVG s’emploie à faire preuve de respect et de professionnalisme dans ses correspondances, et demande aux personnes qui signalent des fraudes, des abus ou des actes répréhensibles de faire de même. Le personnel du BVG ne tolérera pas les propos blasphématoires, les menaces ou les comportements discriminatoires ou harcelants. En cas de comportements répétés du genre, le Bureau restreindra les communications.

Qu’est-ce que la fraude, d’abus et d’actes répréhensibles graves?

Fraude

Toute utilisation abusive ou tentative d’utilisation abusive délibérées d’un bien de la Ville à des fins personnelles ou toute utilisation non autorisée sans lien avec les activités de la Ville, par exemple :

  • Falsification ou altération de chèques, de lettres de change, de billets à ordre ou de titres;
  • Appropriation illicite, détournement ou vol de fonds, de titres, de fournitures ou de biens;
  • Irrégularités délibérées dans le traitement ou le signalement d’opérations financières;
  • Toute altération, falsification ou manipulation de données informatiques à des fins frauduleuses;
  • Demande délibérée de remboursement de dépenses fictives ou non admissibles selon les lignes directrices applicables relatives aux dépenses et aux remboursements.

D’abus 

Utilisation inefficace des ressources municipales. L’abus renvoie aux opérations, aux processus ou aux activités faits sans tenir dûment compte de la rentabilité ou des occasions d’économiser, par exemple :

  • Utilisation abusive de temps pour des tâches non liées à la Ville;
  • Emploi de trop de temps en raison de processus opérationnels abusivement inefficaces;
  • Utilisation de fonds publics pour l’achat de ressources allant au-delà de ce qui devrait raisonnablement être nécessaire pour fournir les services en question;
  • Utilisation de fonds publics pour l’achat de ressources excédentaires ou inutiles.

D’actes répréhensibles graves

Actions ou comportements nuisant grandement à la qualité et à l’offre de services municipaux, ou à la réputation de la Ville. Ils peuvent découler d’une faute majeure ou porter atteinte à la confiance du public. En voici des exemples : 

  • Graves infractions au Code de conduite du personnel;
  • Violation de la Politique d’approvisionnement éthique;
  • Destruction ou manipulation à mauvais escient des données allant à l’encontre de la Politique de gestion des documents;
  • Divulgation de renseignements confidentiels aux médias;
  • Conflit d’intérêts lié au poste municipal et aux autres fonctions de la personne;
  • Abus de pouvoir ou de position à des fins personnelles;
  • Fait de chercher à obtenir ou d’accepter des choses ayant une valeur matérielle de fournisseurs, de consultantes ou consultants ou d’entrepreneures ou entrepreneurs faisant affaire avec la municipalité sans respecter les règles établies dans le Code de conduite du personnel de la Ville;
  • Préparation de complots ou d’ententes ou participation à ceux-ci dans un but malhonnête qui pourrait influencer des décisions (ex. : pots-de-vin).

Signaler les cas de fraude ou d’abus

Avant de soumettre un rapport, vous devez revoir la Politique en matière de fraude et d’abus de la Ville pour vérifier si le cas correspond à la définition de fraude, d’abus ou d’acte répréhensible grave.

On peut signaler les problèmes d’éthique liés aux cas de fraude, d’abus ou d’actes répréhensibles grave et présumés :

La Ville a prévu différents circuits dans lesquels on peut soumettre les demandes de services, les plaintes et les commentaires. Si vous souhaitez faire des commentaires sur un service, une politique, un programme ou un membre du personnel de la Ville, vous pouvez soumettre une plainte à la direction générale ou à la direction responsable de ce service.

Vous pouvez également adresser à la Ville un rapport ou une demande en bonne et due forme pour obtenir des renseignements précis ou pour demander un service.

En signalant un cas de fraude ou d’abus, veuillez donner le plus d’information possible dans votre rapport. Plus vous fournissez de détails sur :

  • les dates et les heures,
  • les incidents,
  • les lieux,
  • les personnes en cause ou les témoins de l’événement ou ceux et celles qui sont au courant de l’incident, de même que sur
  • les moyens (outils, biens d’équipement ou contraventions aux politiques, entre autres), plus il nous sera possible de mener les enquêtes.

Même si les utilisateurs peuvent décider de garder l’anonymat, la Ligne directe de fraude et d’abus est dotée de la fonctionnalité qui permet d’avoir des échanges anonymes et confidentiels; grâce à cette fonctionnalité, le dénonciateur a accès au dossier de son signalement après avoir déposé le premier signalement. Il peut ainsi soumettre des renseignements supplémentaires, suivre l’évolution du dossier, répondre à des questions complémentaires et prendre connaissance des résultats de son signalement. Nous encourageons les dénonciateurs à consulter régulièrement le statut de leur signalement, puisque le Bureau pourrait communiquer avec eux afin de leur demander de plus amples renseignements.

Foire aux questions (FAQ) - Fraude et abus

En plus des renseignements sur le Programme de fraude et d’abus de la Ville et la façon de Signaler les cas de fraude ou d’abus, vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes au sujet de la Ligne directe de fraude et d’abus et sur le processus de rapport. 

Le grand public et tous les employés de la Ville d’Ottawa peuvent utiliser cette ligne. Le Programme et la Politique ne s’appliquent pas :

  • à la mairesse ou au maire;
  • aux conseillères et conseillers municipaux;
  • au personnel du Service de police d’Ottawa et à la Commission de service de police d’Ottawa;
  • au personnel de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) et à son conseil d’administration;
  • au personnel de Santé publique Ottawa (SPO) et au Conseil de santé;
  • au personnel de la Société de logement communautaire d’Ottawa (SLCO) et à son conseil d’administration.

Même si la présente politique ne s’applique pas au personnel de SPO et de la BPO, il est possible de faire des signalements visant ces entités à la Ligne directe de fraude et d’abus. Ces signalements seront acheminés à l’entité concernée pour qu’elle les examine, et enquête et produise des rapports à ce sujet. Dans d’autres cas, le signalement peut être transféré à l’autorité compétente, à la discrétion de la vérificatrice générale ou du vérificateur général, ou de sa ou son mandataire.

Si la vérificatrice générale ou le vérificateur général reçoit des signalements visant des représentantes élues ou des représentants élus, elle ou il aiguille la plaignante ou le plaignant vers la ou le commissaire à l’intégrité, qui doit déterminer la marche à suivre.

 

Oui. La LDFA est un service confidentiel et anonyme qui vous permet de signaler les incidents 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Accessible par téléphone ou sur Internet, cette ligne est gérée indépendamment par un tiers. Quand vous signalez un cas de fraude ou d’abus, le BVG ne peut pas connaître votre identité. Les personnes qui signalent des cas n’ont pas à donner leur nom ni d’autres renseignements personnels quand ils le font. On attribue à chaque signalement un numéro de suivi distinct et un mot de passe, pour que les utilisateurs puissent suivre l’avancement de leur dossier, donner d’autres renseignements et prendre connaissance des mesures adoptées.

Ce service est administré par le BVG, qui relève directement du Conseil municipal et est indépendant de l'administration municipale.

Lorsqu'un cas est reçu, les étapes suivantes sont suivies :

  • Le BVG procède à une évaluation objective et impartiale pour déterminer si le cas signalé constitue une fraude, un abus ou un acte répréhensible grave
  • Si le cas est considéré comme une fraude, un abus ou un acte répréhensible grave en vertu de la Politique de la Ville en matière de fraude et d’abus, le BVG détermine alors si les informations fournies sont suffisantes pour entreprendre une enquête approfondie ou si des détails supplémentaires sont nécessaires.
    • Au besoin, le BVG demandera, par l'intermédiaire du système de la LDFA, des éclaircissements ou des renseignements supplémentaires à fournir par vous.
    • Si vous avez fourni une adresse électronique lorsque vous avez soumis votre rapport, vous recevrez un courriel automatisé vous avertissant chaque fois qu'un nouveau message est affiché dans votre rapport (la communication par le système de la LDFA ne compromet pas votre anonymat).
  • Une fois qu'il y a suffisamment d'informations pour entreprendre une enquête, la vérificatrice générale détermine si le BVG ou la direction est le mieux placé pour enquêter sur la question. Une enquête prend généralement 9 semaines. Cependant, pour les cas complexes, une enquête peut prendre jusqu'à un an. Une fois que l'affaire a fait l'objet d'une enquête, le BVG fournit une mise à jour au rapporteur par le biais du système de la LDFA.  Si vous avez fourni votre adresse courriel, vous serez informé que vous pouvez consulter les résultats de l’enquête.

La vérificatrice générale ou le vérificateur général peut refuser d’enquêter sur des allégations ou mettre fin à une enquête si elle ou il est d’avis :

  • qu’il n’y a pas de motifs ou pas de motifs suffisants pour faire enquête;
  • que la plainte semble frivole ou vexatoire;
  • qu’une enquête ou que la poursuite d’une enquête ne serait aucunement utile; ou
  • que la ou les allégations ont déjà été examinées, sont en cours d’examen ou devraient être examinées dans le cadre d’un autre processus.

Souvent, le BVG ne peut vous communiquer que des renseignements et des détails limités sur une enquête, car la divulgation de renseignements précis sur les progrès, les mesures prises ou les résultats est régie par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

Aucun détail n’est insignifiant. Veuillez donner le plus d’information que vous le pouvez afin de nous aider à mener une enquête efficace. Voici des exemples de l’information essentielle à nous donner :

  • les détails, les dates, les heures et les lieux des incidents;
  • les personnes ou les outils en cause dans les incidents;
  • les lois ou les politiques auxquelles on a peut-être contrevenu dans les incidents signalés.

Le système automatisé d’établissement des rapports vous aidera à capter ces détails et vous permet de télécharger les textes, documents, images ou renseignements qui pourraient vous paraître pertinents.

La LDFA est exploitée indépendamment par un tiers (WhistleBlower Security Inc.) en faisant appel à l’outil de déclaration éthique et au système de gestion des cas IntegrityCounts. Toute l’information soumise sur ce site Web ou par téléphone et recueillie sur le portail IntegrityCounts est transmise directement et en toute discrétion au BVG de la Ville.

Pour préserver votre anonymat et la confidentialité de votre démarche, le BVG ou le tiers n’ont aucun moyen de rétablir votre mot de passe pour vous redonner accès à votre rapport. La fonctionnalité de la LDFA vous permet de sélectionner votre propre mot de passe. Nous vous recommandons de créer un mot de passe solide, mais facile à retenir pour éviter que cette situation se produise.

Non. La LDFA sert exclusivement à signaler les activités douteuses exercées par des employés de la Ville d’Ottawa ou par des personnes qui relèvent de sa responsabilité. Si la situation ne fait pas intervenir d’employés, ni de services de la Ville dans les cas jugés pertinents en vertu de la Politique en matière de fraude et d’abus, la Ligne directe ne serait pas le mécanisme à utiliser pour signaler ce que vous avez constaté.